Enemmän aikaa ja rahaa.
Rakennan palveluyrityksille automaatioita, jotka hoitavat toistuvat työvaiheet ja ‑tehtävät, poistavat työvaiheiden välisen odottelun ja pitävät laadun luotettavana. Sinulle ja tiimillesi jää enemmän aikaa tuloksessa näkyvään tekemiseen.
Soita 09 4315 5912 Tai jätä yhteydenottopyyntö
Teen tätä omistajavetoisille palveluyrityksille, joissa on karkeasti 5–50 ihmistä ja omistaja on itse mukana arjessa.
Miksi työvaiheita ja tehtäviä kannattaa automatisoida?
Hukka työajassa syntyy tehtävien tekemisen ohella myös työvaiheiden välissä. Yhteydenotto tai tarjouspyyntö odottaa, että se ensin huomataan tai että joku muistaa kysellä asioiden perään. Lopputulokseen kyllä päästään, mutta vaihtelevalla laadulla ja aikataululla.
Esimerkki: vastaamaton puhelu. Manuaalinen: Vastaamaton puhelu (heti), viive 1 h, Puhelu huomataan (60 s), viive 3 h, Soitetaan takaisin (10 min), asia etenee, Soitettu takaisin. Yhteensä 4 h 11 min, laatu vaihtelee. Automatisoitu: Vastaamaton puhelu (heti), automaatio käynnistyy, Vastaaja kysyy asian (30 s), tekstiviesti heti, Soittoaika varataan (30 s), viive 1 h, Soitetaan takaisin (10 min), asia etenee, Soitettu takaisin. Yhteensä 1 h 11 min, laatu tasainen.
Esimerkki: tarjouspyyntö. Manuaalinen: Tarjouspyyntö saapuu (heti), viive 2 h, Tarjouspyyntö huomataan (2 min), viive 1 h, Tarjous laaditaan (45 min), lähetetään heti, Tarjous lähetetty. Yhteensä 3 h 47 min, laatu vaihtelee. Automatisoitu: Tarjouspyyntö saapuu (heti), automaatio käynnistyy, Tarjous laaditaan (60 s), viive 15 min, Tarjous tarkistetaan (5 min), lähetetään heti, Tarjous lähetetty. Yhteensä 21 min, laatu tasainen.
Esimerkki: työn laskutus. Manuaalinen: Työ valmistuu (heti), viive 3 pv, Työ kirjataan (15 min), viive 1 pv, Lasku laaditaan (10 min), lähetetään heti, Lasku lähetetty. Yhteensä 4 pv 25 min, laatu vaihtelee. Automatisoitu: Työ valmistuu (heti), automaatio käynnistyy, Työn tiedot luetaan (60 s), viive 15 min, Lasku tarkistetaan (3 min), lähetetään heti, Lasku lähetetty. Yhteensä 19 min, laatu tasainen.
Kestot ovat havainnollistavia esimerkkejä.
Automatisoituna samat työvaiheet hoituvat paitsi selvästi nopeammin, myös ilman vaiheiden välistä odottelua – kuten esimerkeistä näkyy. Lopputulos syntyy ennakoitavassa ajassa ja ennakoitavalla laadulla riippumatta siitä, kuka on töissä tai millainen päivä on. Vapautunut työaika voidaan käyttää siellä, missä oikeasti tehdään tulosta.
Mitä lisäarvoa tekoäly tuo automaatioihin?
Perinteinen automaatio toimii luotettavasti niin kauan kuin tieto tulee ja lähtee aina samassa, vakioidussa muodossa. Se ei kuitenkaan osaa päätellä mitään vapaasta tekstistä, rivien välistä, puheesta tai kuvista, ellei ketjuun lisätä päättelykykyä. Perinteisesti siinä kohdassa ketjuun on otettu ihminen ja manuaalinen työvaihe.
Samat kolme esimerkkiä – nyt ilman tekoälyä ja tekoälyn kanssa.
Esimerkki: vastaamaton puhelu. Automaatio ilman tekoälyä: Puhelu jää vastaamatta, automaatio käynnistyy, Vastaaja kysyy asian (30 s), tekstiviesti heti, Automaatio ilmoittaa ihmiselle (10 s), odottaa ihmistä 1 h, Ihminen kuuntelee ja selvittää (25 min), asia etenee, Soitettu takaisin. Yhteensä 1 h 25 min, laatu vaihtelee. Automaatio tekoälyn kanssa: Puhelu jää vastaamatta, automaatio käynnistyy, Vastaaja kysyy asian (30 s), tekstiviesti heti, Tekoäly tiivistää viestin ja historian (30 s), viive 1 h, Ihminen soittaa takaisin (10 min), asia etenee, Soitettu takaisin. Yhteensä 1 h 11 min, laatu tasainen.
Esimerkki: tarjouspyyntö. Automaatio ilman tekoälyä: Tarjouspyyntö saapuu, automaatio käynnistyy, Automaatio ilmoittaa ihmiselle (10 s), odottaa ihmistä 1 h, Ihminen lukee tarjouspyynnön (10 min), heti, Ihminen koostaa tarjouksen (45 min), lähetetään heti, Tarjous lähetetty. Yhteensä 1 h 55 min, laatu vaihtelee. Automaatio tekoälyn kanssa: Tarjouspyyntö saapuu, automaatio käynnistyy, Tekoäly lukee ja koostaa tarjouksen (50 s), heti, Automaatio ilmoittaa ihmiselle (10 s), viive 15 min, Ihminen tarkistaa tarjouksen (5 min), lähetetään heti, Tarjous lähetetty. Yhteensä 21 min, laatu tasainen.
Esimerkki: työn laskutus. Automaatio ilman tekoälyä: Työ valmistuu, automaatio käynnistyy, Automaatio ilmoittaa ihmiselle (10 s), odottaa ihmistä 1 h, Ihminen kirjoittaa laskurivit (20 min), lähetetään heti, Lasku lähetetty. Yhteensä 1 h 20 min, laatu vaihtelee. Automaatio tekoälyn kanssa: Työ valmistuu, automaatio käynnistyy, Tekoäly muotoilee laskurivit (50 s), heti, Automaatio ilmoittaa ihmiselle (10 s), viive 15 min, Ihminen tarkistaa laskun (3 min), lähetetään heti, Lasku lähetetty. Yhteensä 19 min, laatu tasainen.
Kestot ovat havainnollistavia esimerkkejä.
Oikein ohjeistettuna tekoäly hoitaa aiemmin ihmisen vaatineen päättelyvaiheen. Päättelykyky säilyy, mutta vaihe hoituu nopeammin, ennakoitavammin ja tasalaatuisemmin.
Näin käytän automaatiota omassa numerossani
Yllä olevat puheluesimerkit ovat sellaisenaan käytössä omassa numerossani. Jos soitat enkä ehdi vastata, vastaaja kertoo tilanteen ja milloin soitan takaisin, sekä kysyy, kuka olet ja mitä asiasi koskee.
Heti puhelun jälkeen saat tekstiviestin, joka alleviivaa, että asiasi on huomioitu. Yhteydenottosi ja vastauksesi kirjautuvat järjestelmääni, ja kalenterini seuraavaan vapaaseen kohtaan syntyy muistutus soittaa sinulle takaisin. Tekoäly tiivistää ääniviestisi, mutta takaisin soitan minä – voit odottaa yhteydenottoani luottavaisin mielin.
Miten meidän välinen yhteistyö etenee?
Vaikka nämä automaatiot ja tekoälyt voivat kuulostaa monimutkaisilta asioilta, ei tehdä tästä mitään rakettitiedettä. Käytännössä homma etenee näin:
Yhteydenotto
Soita tai täytä lomake. Ensimmäinen puhelu on pelkkää juttelua – et sitoudu siinä mihinkään. Olen sinuun yhteydessä viimeistään seuraavan arkipäivän aikana.
Kartoituskeskustelu
Haastattelen sinua ja tunnistan automatisoitavat ja tekoälyllä tehostettavat työvaiheet ja ‑tehtävät.
Ratkaisujen rakentaminen
Toteutan automaatioratkaisut ja liitän ne jo käytössäsi oleviin järjestelmiin ja työkaluihin – esimerkiksi Google Workspaceen, Microsoft 365:een, CRM-järjestelmiin sekä puhelin- ja tekstiviestikanaviin. Ennen kuin mikään automaatio lähettää mitään asiakkaillesi, kokeilemme sen yhdessä oikeilla tapauksilla, ja ihmisen tarkistus jää sinne, missä sitä tarvitaan.
Kovaa ajoa
Alat tehdä asioita nopeammin ja tasaisemmin – ja se näkyy tuloksessa.
Yhteistyölupaukseni
Lupaan sinulle:
Tietosi pysyvät EU:ssa.
Palvelin on Helsingissä ja tietojenkäsittely tapahtuu EU:n sisällä. Microsoftin ja Googlen tukitoimissa tietoa voi poikkeuksellisesti siirtyä EU:n ulkopuolelle sopimuksin suojattuna. Minun puoleltani tietosi eivät lähde kiertämään maailmaa.
Tiedät aina, milloin tekoäly on kirjoittanut tekstin.
Jos tekoäly on kirjoittanut tekstin, sen lukee ihminen sinun yrityksestäsi ennen lähettämistä – tai vastaanottajalle kerrotaan suoraan, että tekstin on tuottanut tekoäly. Valmiiksi ihmisen kirjoittama viesti, jonka automaatio vain lähettää, on asia erikseen. Sinun tai asiakkaidesi ei tarvitse arvailla, juttelevatko he robotin vai ihmisen kanssa.
Automaatiot kuuluvat sinulle.
Valmiit automaatiot ja niiden dokumentaatio kuuluvat sinulle. Konsepti taas on minun, ja teen vastaavia muillekin, mutta minua ei välttämättä tarvita automaatioiden pyörittämiseen. Yksi asia kannattaa silti sanoa suoraan: dokumentaatio kuvaa tilanteen luovutushetkellä, mutta Microsoft ja Google muuttavat palveluitaan koko ajan, joten jonkun pitää pitää automaatioita silmällä myös jatkossa. Jos sinulla ei ole siihen omaa tekijää, sovitaan ylläpidosta erikseen – ja silloin muutosten korjaaminen on minun hommani, ei sinun.
Rakennan vain sen, mikä kannattaa.
Katson ensin, missä asioissa aikasi ja rahasi oikeasti valuvat odotteluun tai rutiinitoimenpiteisiin, ja automatisoin vain ne vaiheet. Harvoin tehtävät yksittäiset toimenpiteet ja harkintaa vaativat asiat jäävät sinulle ja tiimillesi.
Yhteydenotto
Soita, laita sähköpostia tai täytä lomake – olen yhteydessä viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Toimin Oulusta käsin koko Suomessa. Pohjois-Pohjanmaalla tavataan helposti kasvotusten, muualle tulen tarvittaessa paikan päälle.
- Puhelin 09 4315 5912
- Sähköposti ville@oakko.fi
Olen toiminut yli 19 vuotta Suomen IT-alalla, niistä yli kymmenen B2B-puolella ja neljä tiiminvetäjänä sekä myyntipäällikkönä. Päivätyössäni kehitän myynnin ja asiakaspalvelun prosesseja (automatisoituja ja manuaalisia) sekä johdan myyntitiimiä yrityksessä, jonka liikevaihto on satoja miljoonia euroja vuodessa.
Oakko Oy on oma yritykseni ja intohimoni, jota toteutan päivätyöni rinnalla. Otan vastaan vain sellaisen määrän asiakkaita, jonka pystyn hoitamaan laadukkaasti.
-
Yritys
Oakko Oy · Y-tunnus 3011591-7