Tietosuojaseloste

Laadittu 28.8.2026 · Versio 1.1 · Päivitetty 4.9.2026

1. Rekisterinpitäjä

Oakko Oy (jäljempänä ”Oakko”)
Y-tunnus 3011591-7
Karhukoirantie 26, 90540 Oulu
oakko.fi

Rekisteriä koskevat yhteydenotot ja yhteyshenkilö:
Ville Tamminen
ville@oakko.fi
09 4315 5912

Oakko ei ole nimennyt erillistä tietosuojavastaavaa, koska laki ei sitä tässä toiminnassa edellytä. Kaikissa henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voi ottaa yhteyttä yllä mainittuun yhteyshenkilöön.

2. Mitä tämä seloste kattaa

Tämä seloste kuvaa, miten Oakko käsittelee henkilötietoja omassa liiketoiminnassaan: puhelin- ja viestintäliikenne Oakon omaan yritysnumeroon, asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat ja sidosryhmät sekä oma myynti ja markkinointi.

Oakko toteuttaa asiakkailleen automaatioita. Kun Oakko käsittelee henkilötietoja asiakasyrityksen lukuun, asiakasyritys on rekisterinpitäjä ja Oakko henkilötietojen käsittelijä erillisen tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Tämä seloste ei kata tuota käsittelyä.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

• Saapuvien puheluiden ja viestien vastaanotto. Kun soitat Oakon yritysnumeroon, kuulet nauhoitetun tervehdyksen, jossa kerrotaan puhelun tallentamisesta. Puhelu ohjataan ensin yrittäjälle. Jos puheluun ei vastata, voit jättää vastaajaviestin, joka tallennetaan. Vastaamattomista puheluista ja jätetyistä viesteistä lähetetään soittajalle automaattinen tekstiviesti.
  Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 art. 1 kohta f) tavoitettavuuden varmistamiseksi ja yhteydenottoihin vastaamiseksi; asiakassuhteessa myös sopimus (6.1.b).
• Vastaajaviestien tallennus ja litterointi. Vastaajaviestin ääni tallennetaan Oakon omalle palvelimelle ja muunnetaan tekstiksi puheentunnistuksella. Teksti tallennetaan asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM).
  Oikeusperuste: oikeutettu etu (6.1.f) yhteydenoton sisällön kirjaamiseksi.
• Tekoälyavusteinen käsittely. Litteroidusta tekstistä voidaan poimia jäsenneltyjä tietoja ja laatia ehdotus vastausviestiksi tekoälyn avulla. Ihminen tarkistaa ehdotetun viestin aina ennen lähettämistä.
  Oikeusperuste: oikeutettu etu (6.1.f) yhteydenottojen käsittelyyn.
• Asiakkuudenhallinta ja yhteydenpito. Asiakkaiden ja yhteyshenkilöiden tietojen ylläpito, yhteydenottojen kirjaaminen ja asiakassuhteen hoitaminen.
  Oikeusperuste: sopimus (6.1.b) ja oikeutettu etu (6.1.f).
• Uusasiakashankinta ja B2B-suoramarkkinointi. Potentiaalisten asiakasyritysten ja niiden päättäjien tietojen käyttö myyntiin ja markkinointiin puhelimella, tekstiviestillä ja sähköpostilla.
  Oikeusperuste: oikeutettu etu (6.1.f) yritysten välisessä suoramarkkinoinnissa. Sähköisessä suoramarkkinoinnissa noudatetaan sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia (917/2014): yhteisölle kohdistettu markkinointi on sallittua, jollei yhteisö ole sitä kieltänyt, ja kielto on aina mahdollista tehdä helposti ja maksutta. Nimetylle työntekijälle kohdistettu markkinointi liittyy hänen työtehtäviinsä.
• Lähtevät myyntipuhelut. Oakko voi soittaa lähteviä myyntipuheluita ja tallentaa niitä muistiinpanoja varten. Tallentamisesta kerrotaan puhelun alussa ennen tallennuksen aloittamista, ja vastaanottaja voi kieltää sen. Kielto kirjataan ja sitä noudatetaan jatkossa automaattisesti.
  Oikeusperuste: oikeutettu etu (6.1.f).
• Yhteydenottolomake. Verkkosivujen lomakkeella annetut tiedot (nimi, yritys, sähköposti, puhelin, viesti) tallennetaan CRM:ään, ja niistä lähtee ilmoitus yrittäjälle.
  Oikeusperuste: sopimuksen tekemistä edeltävät toimet (6.1.b) ja oikeutettu etu (6.1.f).
• Kalenteri- ja kokoustiedot. Tapaamiset voidaan kirjata yhteydenottohistoriaan, ja verkkokokousten tallenteista tai litteroinneista voidaan tuottaa muistiinpanoja. Tallentamisesta kerrotaan osallistujille etukäteen.
  Oikeusperuste: oikeutettu etu (6.1.f).
• Ilmoitukset ja tekninen ylläpito. Uusista yhteydenotoista lähetetään push-ilmoitus, joka ei sisällä henkilötietoja – ilmoitus kertoo vain, että uusi yhteydenotto on saapunut, ja sisältää linkin Oakon omaan järjestelmään, jossa tiedot ovat. Tietokannasta ja kokoonpanosta otetaan yönaikaiset salatut varmuuskopiot.
  Oikeusperuste: oikeutettu etu (6.1.f) toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi.

Oikeutettuun etuun perustuvan käsittelyn osalta Oakko on arvioinut, että käsittely on tarpeellista ja oikeasuhtaista eikä rekisteröidyn etu syrjäytä sitä (tasapainotesti). Lisätietoa tasapainotestistä saa yhteyshenkilöltä.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

• Yhteystiedot: nimi, rooli tai titteli, työpuhelinnumero, työsähköpostiosoite, julkinen ammattiprofiili, linkitys yritykseen.
• Yritystiedot siltä osin kuin ne koskevat luonnollisia henkilöitä (esimerkiksi yksinyrittäjät): yrityksen nimi, Y-tunnus, toimiala, julkiset taloustiedot.
• Yhteydenottojen ja tapaamisten kirjaukset: tyyppi ja suunta, aika, kesto, litteroitu teksti, muistiinpanot, äänitallenteen sijainti, kirjaaja ja kirjausaika.
• Puhelu- ja viestintätiedot: puhelinnumero, puhelun ajankohta ja kesto, vastaajaviestin äänitallenne ja sen litterointi, lähetetyt ja vastaanotetut tekstiviestit.
• Verkkolomakkeen tiedot: nimi, yritys, sähköposti, puhelin, viestin sisältö.
• Kiellot: suoramarkkinointikielto ja puheluiden tallennuskielto.

Kun soittajan numeroa ei löydy CRM:stä, järjestelmä luo uuden yhteystietorivin, joka sisältää aluksi vain puhelinnumeron. Henkilö tunnistetaan myöhemmin yhteydenoton yhteydessä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

• Rekisteröidyltä itseltään: puhelut, viestit, sähköpostit, yhteydenottolomake, tapaamiset.
• Julkisista lähteistä B2B-myyntiä varten: yritys- ja rekisteritiedot (YTJ), yritysten omat verkkosivut, julkiset ammattiprofiilit ja julkiset taloustietopalvelut. Näistä tallennetaan nimettyjen päättäjien osalta nimi, rooli, työpuhelinnumero, työsähköposti ja julkinen ammattiprofiili.

Kun tietoja kerätään julkisista lähteistä, ensimmäisessä yhteydenotossa viitataan tähän selosteeseen (oakko.fi/tietosuoja). Tiedot poistetaan pyynnöstä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Oakko käyttää seuraavia palveluntarjoajia:

• 46elks AB (Ruotsi): puhelu- ja tekstiviestiliikenne sekä vastaajaviestien välitys.
• Microsoft (Azure, Sweden Central / EU Data Zone): puheentunnistus ja tekoälypohjainen tekstinkäsittely.
• UpCloud Oy (Suomi, Helsinki): palvelin- ja tallennuspalvelut, mukaan lukien varmuuskopiot.
• Google (Google Workspace): sähköposti ja kalenteri.
• Microsoft 365: verkkokokoukset.
• ntfy.sh: push-ilmoitusten välitys. Palvelulle ei välitetä henkilötietoja, vaan ainoastaan tieto siitä että uusi yhteydenotto on saapunut.
• Tailscale: yksityisverkkoyhteys järjestelmien hallintaan. Palvelu ei käsittele asiakkaiden henkilötietoja.

Oakon asiakkuudenhallintajärjestelmä ja automaatioalusta ovat Oakon itse ylläpitämiä samalla Helsingin palvelimella, eikä niitä hallinnoi kolmas osapuoli. Henkilötietoja käsittelevien palveluntarjoajien (46elks, Microsoft, UpCloud, Google) kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen edellyttämät tietojenkäsittelysopimukset. Tietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Oakon oma palvelin, asiakkuudenhallintajärjestelmä, tallenteet ja varmuuskopiot sijaitsevat Suomessa. Puhelu- ja viestintäliikennettä käsittelee 46elks Ruotsissa. Puheentunnistus ja tekoälypalvelut on määritetty käsittelemään tiedot EU:n alueella (Sweden Central / EU Data Zone).

Microsoft ja Google ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä, ja on mahdollista, että henkilötietoja siirtyy niiden kautta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi tuki- tai ylläpitotoimien yhteydessä. Tällaisissa siirroissa suojatoimena ovat Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (SCC) ja EU–Yhdysvallat Data Privacy Framework, johon molemmat yhtiöt ovat sertifioituneet. Hallintayhteyden Tailscale (Yhdysvallat) käsittelee vain yhteyden teknisiä tietoja, ei asiakkaiden henkilötietoja. Lisätietoa suojatoimista saa yhteyshenkilöltä.

8. Säilytysajat

• Vastaajaviestien äänitallenteet: poistetaan automaattisesti 30 vuorokauden kuluttua.
• Litteroinnit ja yhteydenottojen kirjaukset – asiakkaat: asiakassuhteen ajan ja 3 vuotta sen päättymisestä.
• Litteroinnit ja yhteydenottojen kirjaukset – potentiaaliset asiakkaat: 12 kuukautta viimeisimmästä yhteydenotosta.
• Asiakas- ja yhteyshenkilötiedot: asiakassuhteen ajan ja 3 vuotta sen päättymisestä.
• Markkinointi- ja prospektitiedot: 12 kuukautta viimeisimmästä yhteydenotosta, jollei henkilö tai yritys ole aktiivinen potentiaalinen asiakas.
• Verkkolomakkeen tiedot: 12 kuukautta viimeisimmästä yhteydenotosta; asiakassuhteen synnyttyä kuten asiakastiedot.
• Lähtevien myyntipuheluiden tallenteet: enintään 30 vuorokautta muistiinpanojen tekemistä varten.
• Verkkopalvelimen lokit: 30 vuorokautta.
• Varmuuskopiot: kiertävät ja korvautuvat säännöllisesti.

Suoramarkkinointi- ja tallennuskieltoa koskeva tieto säilytetään toistaiseksi, jotta kieltoa voidaan noudattaa myös jatkossa. Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

9. Automaattinen päätöksenteko, profilointi ja tekoäly

Oakko ei tee rekisteröityyn kohdistuvia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia (tietosuoja-asetuksen 22 artikla).

Oakko käyttää tekoälyä vastaajaviestien litterointiin sekä vastausehdotusten ja jäsenneltyjen tietojen tuottamiseen. Jos tekoäly on kirjoittanut tekstin, sen lukee ihminen ennen lähettämistä tai vastaanottajalle kerrotaan suoraan, että tekstin on tuottanut tekoäly. Valmiiksi ihmisen kirjoittama viesti, jonka automaatio vain lähettää (esimerkiksi vahvistustekstiviesti), on asia erikseen.

10. Puheluiden tallentamisen periaatteet

Oakko tallentaa puheluita avoimesti eikä koskaan salaa. Saapuvista puheluista tallennetaan vastaajaviesti vasta, kun soittajalle on toistettu tallentamisesta kertova tervehdys. Lähtevistä puheluista, joita tallennetaan, kerrotaan puhelun alussa ennen tallennuksen aloittamista, ja vastaanottaja voi kieltää tallentamisen. Kielto kirjataan ja sitä noudatetaan automaattisesti kaikissa myöhemmissä yhteydenotoissa.

Tallenteita käytetään vain yhteydenoton kirjaamiseen ja muistiinpanojen tekemiseen. Niitä ei käytetä valvontaan eikä luovuteta ulkopuolisille.

11. Henkilötietojen suojaus

Tiedot sijaitsevat pääsyoikeuksin suojatulla palvelimella Suomessa. Vastaajaviestien äänitallenteet säilytetään ei-julkisessa hakemistossa. Varmuuskopiot ovat salattuja. Järjestelmien hallintayhteys on suojattu yksityisverkolla. Pääsy tietoihin on rajattu yrittäjään.

12. Verkkosivusto

oakko.fi ei käytä evästeitä eikä seurantaa. Sivuston ulkoasuvalinta (tumma tai vaalea) tallennetaan vain vierailijan omaan selaimeen, eikä sitä lähetetä minnekään. Yhteydenottolomakkeen tiedot lähetetään Oakon omalle automaatioalustalle, joka toimii samalla Helsingin palvelimella, ja sieltä CRM:ään. Roskapostin torjumiseksi lomake mittaa täyttöajan; tätä tietoa ei tallenneta henkilötietona. Verkkopalvelin kirjaa tavanomaiset lokitiedot (IP-osoite, aika, pyydetty sivu) 30 vuorokauden ajaksi tietoturvan ja vikojen selvittämisen vuoksi.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin (tarkastusoikeus)
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista laissa säädetyin edellytyksin
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella
• vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa, jolloin se lopetetaan
• kieltää puheluiden tallentaminen
• siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvin osin

Pyynnöt osoitetaan osoitteeseen ville@oakko.fi. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa; määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Henkilöllisyyden varmistamiseksi voidaan pyytää lisätietoa.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
Puhelin 029 566 6700
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi

15. Muutokset tähän selosteeseen

Oakko voi päivittää tätä selostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on saatavilla osoitteessa oakko.fi/tietosuoja. Olennaisista muutoksista tiedotetaan tarvittaessa erikseen.

← Takaisin etusivulle